Internet i komputer stwarzają szerokie możliwości zmiany formy dotychczasowych, papierowych dokumentów, na ich cyfrowe odpowiedniki, dzięki czemu łatwiej je przechowywać, przetwarzać, czy udostępniać. Co właściwie należy rozumieć pod pojęciem elektronicznej dokumentacji i jak nią w praktyce zarządzać?

Co to jest elektroniczna dokumentacja?

Pod pojęciem dokument elektroniczny należy rozumieć dokument w postaci cyfrowej, jako plik tekstowy, graficzny lub inny, który jest efektem pracy w danym programie komputerowym. Można go zapisać i odczytać właśnie za pośrednictwem odpowiedniego oprogramowania. Aby dokument elektroniczny, nazywany również cyfrowym lub binarnym, został za taki uznany, musi mieć cechy tradycyjnego dokumentu, tj. potwierdzać prawdziwość zaistniałego zdarzenia.

W polskim prawie zdefiniowano pojęcie dokumentu elektronicznego w ustawie z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W art. 3 pkt 2 tejże ustawy wskazuje się, że dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku. Nośnikiem tym może być materiał lub urządzenie, które służy do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej.

Dokumentacja elektroniczna zawiera dokumenty elektroniczne, które mogą występować w różnej formie. Są one chronione prawnie i należy nimi właściwie zarządzać. Dokumentacja powinna mieć określoną strukturę wewnętrzną i spełniać pewne wymagania techniczne.

W jaki sposób zarządzać elektroniczną dokumentacją??

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną jest możliwe na podstawie systemu teleinformatycznego, który pozwala na wykonywanie różnych czynności, m.in. archiwizację dokumentów cyfrowych, dokumentowanie przebiegu załatwianych spraw, czy tworzenie dokumentów elektronicznych. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją może być realizowane na podstawie różnych systemów, a decyzja o wyborze jednego z nich zależna jest od danego podmiotu.

Jakie są plusy i minusy elektronicznej dokumentacji?

Dzięki zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentami można ograniczyć ilość dokumentacji papierowej, co sprzyja ochronie środowiska. Poza tym nie jest wymagane utrzymywanie drogich archiwów, z zachowaniem odpowiednich warunków termicznych i wilgotnościowych, które nie zniszczyłyby papierowych akt. Elektroniczna dokumentacja może być gromadzona na dysku fizycznym komputera, albo coraz częściej na zewnętrznych lub własnych serwerach i zabezpieczana przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Efektem wprowadzenia elektronicznej dokumentacji jest unowocześnienie realizacji spraw. Click To Tweet

Pozwala to na odciążenie pracowników zajmujących się dokumentacją i ułatwienie tworzenia analiz i statystyk. Dodatkową zaletą systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją jest usprawnienie korespondencji pomiędzy różnymi podmiotami i organami tego samego podmiotu, na drodze elektronicznej.

Czy powinna ona być częściej stosowana?

Powoli w poszczególnych urzędach w Polsce wprowadzane są do obiegu elektroniczne dokumenty, a za ich sprawą również zintegrowane systemy zarządzania elektroniczną dokumentacją. To krok w dobrą stronę, ponieważ papierowe teczki mogą być przekształcone w dokumenty elektroniczne, które fizycznie nie będą zajmowały w urzędach miejsca. Poza tym upowszechnienie takiego systemu obiegu danych ułatwi zewnętrzną komunikację urzędu z obywatelami, innymi instytucjami i ministerstwami. Przyspieszy prowadzenie spraw czy ułatwi wyznaczanie terminów. Dlatego elektroniczny system zarządzania cyfrową dokumentacją powinien zostać wprowadzony na skalę ogólnokrajową.

{9279f4adffb3fbb6c6cb27bbcaa5ab00b3892ea332e8043b9f96d0e32be23e1d}name {9279f4adffb3fbb6c6cb27bbcaa5ab00b3892ea332e8043b9f96d0e32be23e1d}title

Usprawnienie pracy urzędnika za pomocą elektronicznej dokumentacji

Urzędnik mający dostęp do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami może szybko znaleźć pożądane akta, rozpatrzeć sprawę petenta mając dostęp do niezbędnych informacji oraz skonsultować się szybko z innym pracownikiem, z innego działu, a nawet innego urzędu. Nowy sposób dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw urzędowych w formie cyfrowej przyspiesza pracę urzędnika. Taki system pozwala na generowanie raportów z dostępnych danych, co usprawnia procesy decyzyjne i ułatwia jednocześnie sprawowanie bieżącej kontroli nad terminowością załatwiania spraw. Urzędnik ma pod ręką wszystkie wzory wniosków, podań czy formularzy, z których korzysta w toku swojej pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba. Oszczędza swój cenny czas, a przy tym może zwiększać efektywność wykonywanej pracy.

Zapisz się do newslettera!

Przeczytaj poprzedni wpis:
5 technik radzenia sobie ze stresem w pracy urzędnika

Forbes opublikował listę najbardziej stresujących profesji w 2017 roku, stworzoną przez serwis pracy Career Cast. O przyporządkowaniu odpowiednich miejsc rankingowych...

Zamknij